7 wskazówek jak zarządzać finansami i błyskawicznie rozwinąć swój salon

Czy sytuacja finansowa Twojej firmy w pełni Cię zadowala? Jakkolwiek odpowiesz na to pytanie – zawsze możesz usprawnić zarządzanie finansami w Twoim salonie. A co jeśli wykonując parę kliknięć:

• szybko policzysz dochodu salonu;
• szybko wyliczysz wynagrodzenie pracowników;
• zaobserwujesz słabe punkty, przez które tracisz pieniądze;
• sprawdzisz efektywność pracowników;
• dostrzeżesz proporcję między powracającymi a nowymi klientami;
• poznasz skuteczność akcji promocyjnych.

To tylko namiastka danych, które możesz mieć jak na dłoni. Spójrz, jak Booksy – program do prowadzenia salonu fryzjerskiego lub kosmetycznego – ułatwia zarządzanie finansami, a tym samym wpływa na rozwój biznesu. 

1. Weryfikuj odwoływanie i niepojawianie się na wizytach

Odwołanie wizyty nie stanowi poważnego powodu do zmartwień, o ile klient powiadomił o swojej nieobecności z odpowiednim wyprzedzeniem – takim które pozwala zapisać w zwolnione miejsce inną osobę. Warto jednak trzymać rękę na pulsie i monitorować takie zdarzenia. Dzięki temu możesz zaobserwować występowanie trendów związanych z odwoływaniem wizyt np. pod kątem usług, godzin, miesięcy czy klientów.

Dużym problem są natomiast sytuacje, w których klienci nie przychodzą na umówioną wizytę bez poinformowania o tej okoliczności. Nie da się w stu procentach zabezpieczyć przed takim postępowaniem, ale możesz kontrolować skalę tego problemu. Jeżeli sporadycznie spotykasz się z niepoinformowaniem o nieobecności klienta, to rozwiązaniem może być wpisanie tego w koszty prowadzenia działalności. Poważny problem zaczyna się z chwilą, w której liczba “nieusprawiedliwionych nieobecności” staje się relatywnie wysoka. Dlatego tak istotne jest stałe obserwowanie nieobecności bez powiadomienia o niej. W razie konieczności w porę zareagujesz i unikniesz problemów np. poprzez wprowadzenie w swoim salonie przedpłat lub kaucji za wizyty.

2. Efektywnie zarządzaj czasem pracowników

Nikt chyba nie podważy prawdziwości popularnego powiedzenia – czas to pieniądz. Nie trać więc pieniędzy przez niecałkowicie operatywne zarządzanie czasem pracowników. Najprostszym sposobem na sprawdzenie wydajności pracowników jest monitorowanie ich pracy. Dzięki temu możesz zauważyć, że przerwy między klientami są za długie lub pracownicy stosunkowo długo wykonują zabiegi (niektóre zabiegi można skrócić bez wpływania na ich jakość).  

Może okazać się również, że będziesz potrzebować zatrudnić nowe osoby. Dlatego, że dostrzeżesz duże zainteresowanie usługami generującymi największy zysk w Twoim salonie oraz brak tylu wolnych miejsc do Twoich pracowników.

Jak wiesz, każda minuta funkcjonowania salonu pociąga za sobą koszty. Wykorzystaj jak najefektywniej czas pracy pracowników, a szybko dostrzeżesz pozytywne zmiany finansowe.

3. Monitoruj wyniki pracowników

Nie tylko efektywne zarządzanie czasem pracowników wpływa na stan finansowy Twojego biznesu, ale również obserwowanie wyników ich pracy. Poza wyliczeniem prowizji oraz utargu wygenerowanego przez pracownika, warto posiadać szczegółowe dane np. zapisy według pracowników. Za ich sprawą zaobserwujesz rozkład zainteresowania usługami oferowanymi przez danego pracownika. Zwrócisz uwagę, czy któryś z pracowników wykonuje szczególnie dużo określonych usług lub posiada wielu stałych klientów. Dzięki temu efektywniej wykorzystasz potencjał i umiejętności osób zatrudnionych w Twoim salonie

Śledząc wyniki pracy pracowników możesz wpływać na ich motywację do pracy. Pomocne w tym zakresie jest zestawienie najlepszych pracowników w danym czasie. Możesz im wypłacić premię uznaniową lub podarować udział w szkoleniu czy kursie. Początkowo wiąże się to z dodatkowymi kosztami, ale praca docenionego i dobrze zmotywowanego pracownika jest nieoceniona i z pewnością przekłada się na zwiększenie dochodów firmy.

Zidentyfikujesz również ewentualne braki wśród pracowników posiadających słabsze wyniki. Pozwoli Ci to na szybkie udzielenie rad i zapewnienie wsparcia. Skutkiem tego, każdy Twój pracownik będzie czuł się w pracy dobrze, a wykonywane przez niego obowiązki zwiększą produktywność..

Co ciekawe, wyniki pracy pracowników ponadto zmierzymy posługując się ilością napiwków. Stąd możemy założyć, że suma napiwków przekłada się na zadowolenie klientów. W związku z tym mamy sposobność uważać, że pracownik otrzymujący regularnie napiwki nie tylko dobrze wykonał usługę, ale także zapewnił miła atmosferę. Warto więc posiadać raport, uwzględniający te informacje. 

4. Sprawdzaj proporcje między stałymi a nowymi klientami

Idealna baza klientów to taka, która składa się w większości z lojalnych, stałych klientów, regularnie odwiedzających salon. Oczywiście nie może zabraknąć w niej nowych osób, które w przyszłości mogą stać się stałymi klientami. Takim stanem rzeczy najczęściej cieszą się salony, które już długo funkcjonują na rynku i przez ten czas zdążyły zebrać grono stałych klientów. Jeśli nie funkcjonujesz wystarczająco długo na rynku, to pewnie w dużym stopniu skupiasz się na pozyskiwaniu nowych klientów. Niezależnie od tego na jakim etapie jesteś, ważne żeby sprawdzać ilu nowych, a ilu powracających klientów odwiedziło Twój salon. W tym celu warto porównywać statystyki w ujęciu czasowym np. tygodniowym czy miesięcznym. Posiadając te dane przygotujesz realną prognozę liczby wizyt, a co za tym idzie przychodów. Sprawniej zaplanujesz budżet oraz rozłożysz środki na ewentualne inwestycje.

5. Pozbądź się niepotrzebnych wydatków

Zbędny wydatek stanowią zabiegi, które w ogóle się nie sprzedają, jak i te, na które popyt jest znikomy. Doskonale w tym przypadku sprawdzi się monitorowanie stanu magazynu oraz zapisów według usług. Korzystając z tych danych nie będziesz wydawać pieniędzy na produkty, które nigdy nie zostaną wykorzystane. Z kolei zaoszczędzone pieniądze możesz przeznaczyć na inwestycję w postaci rozszerzenia asortymentu, który posiada duże zainteresowanie wśród Twoich klientów. Co więcej, w każdej chwili skontrolujesz aktualny stan magazynu i w razie potrzeby uzupełnisz produkty  .

Jak wiesz, najmniej opłacalne są usługi, których cena jest niska, trwają długo, a koszt ich wykonania jest wysoki. Wobec tego, wraz ze wzrostem kosztu materiałów i wzrostem czasu zabiegu, a tym samym spadkiem ceny usługi – proporcjonalnie spada dochód.Najlepszym rozwiązaniem jest umieszczenie w cenniku jak najwięcej zabiegów, przynoszących największy zysk. Obserwuj zatem zainteresowanie usługami w różnych ramach czasowych, tj. sprawdź jak to wygląda na przestrzeni dziennej, tygodniowej, miesięcznej oraz na przestrzeni roku. Może się okazać, że w cenniku masz usługi, które posiadają zainteresowanie okresowe np. w okresie świątecznym. Wówczas sprawdź jak to rzutuje na bilans roczny.

6. Stwórz listę Top 5 klientów

Perspektywicznie rozdawaj zniżki, a konkurencję zostawisz w tle. Zarządzanie finansami wiąże się także z udzielaniem zniżek klientom. Działając w ten sposób zwiększasz satysfakcję klientów, ale co ważne, działasz strategicznie. Kryterium przydzielania zniżek możesz objąć osoby, które w danym okresie w największym stopniu przyczyniły się się do obrotów w Twoim salonie. Pracę w tym zakresie ułatwi Ci na bieżąco aktualizowana lista najlepszych klientów. Udzielanie rabatu to również dobry pomysł w stosunku do nowych klientów. Dedykowana dla nich zniżka zwiększy prawdopodobieństwo powrotu do Twojego salonu.

Obserwując zachodzące zmiany w bazie klientów, docenisz tych najbardziej lojalnych, zwiększysz zadowolenie z świadczonych usług oraz zachęcisz do ponownego odwiedzenia Twojego salonu. Możesz także liczyć, że w pełni usatysfakcjonowany klient poleci Twój salon znajomym oraz zamieści pozytywną opinię.

7. Trzymaj wszystkie dane w jednym łatwo dostępnym miejscu

Niewątpliwie zarządzanie finansami optymalizuje trzymanie wszystkich danych w jednym miejscu, do którego mamy łatwy dostęp. Ciężko sobie wyobrazić, żeby dziś raporty i statystyki mieć gdzieś indziej niż w komputerze. Idealnym miejscem jest więc laptop, tablet czy smartfon. Dlatego najdogodniejszym rozwiązaniem jest posiadanie oprogramowania do zarządzania salonem, które wygeneruje interesujące nas zestawienia. Nie musisz ślęczeć godzinami nad ręcznym przygotowaniem raportów. Korzystając z takiej pomocy zaoszczędzisz czas, ale również zminimalizujesz liczbę błędów. Przecież każdy z nas bywa zmęczony, zdekoncentrowany czy owładnięty rutyną.

Automatycznie generowane przez program do zarządzania salonem raporty, szczególnie przydatne są w sytuacjach, w których potrzebujesz szybkiego dostępu do aktualnej sytuacji salonu. W niedzielne popołudnie, na wakacjach czy w delegacji, zawsze masz je przy sobie.

Prosty dostęp do gotowych raportów zaoszczędzi Twój czas, ułatwi zarządzanie finansami, a tym samym pozytywnie wpłynie na dochody Twojego salonu. Z Booksy zarządzanie finansami jest proste i przyjemne.