Optimisez votre agenda de rendez-vous en activant la liste d’attente

Avoir beaucoup de clients qui réservent vos services peut être un “bon problème” à avoir en tant que propriétaire d’un salon, encore faut-il savoir les gérer. La bonne nouvelle est qu’il existe une solution simple et efficace : la liste d'attente pour les salons de manucure et instituts de beauté.
Dans cet article, nous allons couvrir tout ce que vous devez savoir sur les listes d'attente pour pouvoir gérer au mieux votre salon de manucure.

Qu'est-ce qu'une liste d'attente ?

Une liste d'attente en ligne est ou une base de données qui répertorie les clients qui souhaitent réserver un rendez-vous sur des créneaux complets. Couramment utilisée dans les salons,elle sert de lieu de stockage où les clients peuvent attendre pour voir si le créneau qu'ils veulent réserver se libère.

Comment fonctionnent les listes d'attente ?

Le fonctionnement d'une liste d'attente varie en fonction des processus et des politiques de votre salon. De manière générale, une liste d'attente peut fonctionner des manières suivantes :

Ajouter des clients à une liste d'attente

La première possibilité est que vous ajoutiez vous-même les clients à la liste d’attente de votre salon lorsque des clients appellent pour prendre rendez-vous. Cette méthode fonctionne également pour les clients qui n’ont pas de rendez-vous et n’ont pas de problème à attendre qu'un créneau se libère.
Pour pouvoir les gérer de manière efficace, une application de prise de rendez-vous qui possède une fonctionnalité de liste d’attente est essentielle. Elle vous permettra de pouvoir enregistrer le nom du client, son numéro de téléphone, son mail, l'horaire de rendez-vous souhaité et le service.

Les clients s'ajoutent eux-mêmes à la liste d'attente

Vous pouvez également permettre aux clients de s'ajouter eux-mêmes à votre liste d'attente. Cette option ne fonctionne que si vous avez déjà un portail de réservation en libre-service en place. Si le logiciel que vous utilisez dispose d'une fonction de liste d'attente, vous devriez pouvoir ajouter une étape permettant aux clients potentiels de s'ajouter à la liste.
Avec Booksy, vous pouvez faire les deux. Notre logiciel de gestion des rendez-vous, vous permet de facilement activer la fonctionnalité de liste d'attente, ce qui vous permet ensuite d'y ajouter des clients. La fonctionnalité est également disponible sur votre profil de réservation Booksy, permettant ainsi aux clients de s'ajouter eux-mêmes à la liste d'attente.

Confirmez aux clients qu’ils sont sur la liste

Une fois que vos clients ont été ajoutés à votre liste d’attente avec succès, assurez-vous de leur envoyer une confirmation.
Ce message, qui peut être envoyé par email, SMS ou les deux, doit également contenir des informations sur les prochaines étapes à suivre.

Notifiez-les lorsqu'un créneau se libère

Si un créneau devient disponible sur votre liste d’attente, le logiciel notifie automatiquement les clients qui sont dans l’attente. Le créneau est alors attribué selon le principe du premier arrivé, premier servi.
Cette notification de liste d'attente étant sensible au temps, nous vous recommandons d'activer à la fois les notifications par SMS et par email afin que les clients soient immédiatement informés lorsqu'un créneau se libère et qu'ils puissent le réserver avant quelqu'un d'autre.

Les avantages d’avoir une liste d'attente pour votre salon

Maintenant que nous avons couvert les bases de la liste d'attente pour votre salon, voici les avantages que vous pouvez en tirer.

Ne manquez plus de réservations

Les absences et les annulations de dernière minute sont des tracas majeurs pour tout prestataire de services. Ils peuvent non seulement bouleverser votre emploi du temps, ils peuvent aussi entraîner des pertes de vente et de revenu.
Avoir une liste d'attente peut aider à minimiser ces problèmes. Si vous avez des clients en attente de réserver un créneau disponible, vous n'avez pas à vous inquiéter d’avoir un calendrier vide en dernière minute.

Offrir une meilleure expérience client

Une liste d'attente améliore l'expérience de vos clients. Les clients étant automatiquement notifiés lorsqu'un créneau se libère, ils n'ont pas besoin de vous appeler et de vérifier les disponibilités auprès de vous.

Mieux gérer les visites sans rendez-vous

Une liste d'attente peut également s'avérer utile lorsque vous souhaitez mieux gérer les clients sans rendez-vous. Si un client qui n’a pas pris de rendez-vous à l’avance souhaite attendre qu'un créneau devient libre, vous pouvez simplement l'ajouter à votre liste d'attente et le notifier automatiquement de tout changement.

Prendre des décisions commerciales plus éclairées

Votre liste d'attente vous montre quels services et créneaux horaires sont susceptibles d'être complets, ce qui peut ensuite éclairer vos décisions commerciales.
Par exemple, si vous remarquez qu'il y a plus de clients sur la liste d'attente pendant les heures matinales, vous pouvez décider de programmer des créneaux supplémentaires le matin pour accueillir un plus grand volume de clients.

Améliorer la perception de la marque

Dans certains cas, votre liste d'attente peut aider à améliorer la perception de votre salon. Être complet montre que vos services sont en demande, ce qui peut créer un sentiment d'urgence et augmenter le désir d’autre individus de prendre rendez-vous rapidement.
 

Comment informer les clients de votre liste d'attente

Une fois que vous avez mis en place votre liste d'attente, assurez-vous d'informer vos clients à ce sujet.

Discutez-en personne ou par téléphone

Informez verbalement les clients de votre liste d'attente. Si vous avez des clients qui essaient de réserver un créneau non disponible en personne ou par téléphone, mentionnez votre liste d'attente et expliquez-leur son fonctionnement. Le sujet peut également être abordé lors d’un rendez-vous. 

Incluez-la dans les politiques de votre salon

Ajoutez une section sur la liste d'attente dans les politiques de votre salon et expliquez comment le service fonctionne. Assurez-vous de lister les étapes que les clients doivent suivre pour s'inscrire sur votre liste d'attente. De plus, rappelez-leur de surveiller leurs notifications pour ne pas manquer l'occasion de réserver un rendez-vous lorsqu’ils sont mis sur liste d’attente.

Faites en la promotion dans votre salon

Vous pouvez également imprimer les informations relatives à votre liste d'attente et les afficher dans votre salon. Placez-les à la réception ou à des endroits stratégiques pour que les clients qui entrent soient conscients qu'ils ont la possibilité de se mettre sur votre liste d'attente si besoin.
 

Comment promouvoir votre liste d'attente

Une liste d'attente est un outil précieux pour les propriétaires de salons et les clients, alors faites-en sorte de les promouvoir. Voici quelques idées pour y parvenir.

Informez vos clients par mail

Une fois que votre liste d'attente est configurée, envoyez un email à vos clients existants pour leur faire savoir qu'ils peuvent se mettre sur la liste en cas d'indisponibilité de leur créneau de réservation préféré. Voici un exemple rapide pour vous donner une idée de ce qu'il faut dire :
"Bonjour [NOM] —
Bonne nouvelle : nous venons de lancer une nouvelle fonctionnalité de liste d'attente au salon !
Si vous réservez un service mais que votre horaire préféré n'est pas disponible, vous pouvez désormais choisir de vous inscrire sur la liste et nous vous informerons dès que le créneau se libère.
Rendez-vous sur notre page de réservation pour planifier votre prochain rendez-vous. Et rappelez-vous, si le créneau que vous souhaitez n'est pas libre, remplissez simplement le formulaire et nous vous informerons si le rendez-vous devient disponible.
Nous espérons vous revoir bientôt !"

Booksy propose des modèles d'emails personnalisables en quelques clics. Vous pouvez segmenter votre liste et définir des paramètres, comme n'envoyer des emails qu'aux clients ayant réservé des services spécifiques ou ayant visité votre salon dans un certain délai.

Promouvez-la sur les réseaux sociaux

N'oubliez pas de promouvoir votre liste d'attente sur les réseaux sociaux. Créez un post dédié pour annoncer la fonctionnalité et expliquez-leur comment ils peuvent l'utiliser.

Ajoutez-la à votre page de réservation

Vous pouvez également utiliser votre profil de réservation pour diffuser l'information. Si votre page de réservation comporte une section pour vos annonces ou vos politiques, utilisez-la pour expliquer le processus de votre liste d'attente aux clients.
 

Les bonnes pratiques pour utiliser une liste d'attente

Parlons maintenant de quelques bonnes pratiques pour mettre en place une liste d'attente pour votre salon.

Utilisez le bon logiciel

Bien que vous puissiez techniquement avoir une liste d'attente manuelle, cette option peut s'avérer être peu pratique et sujette à l’erreur humaine. Il est donc préférable d'utiliser la technologie pour créer et gérer votre liste d'attente.

Fixez un délai limite pour que les clients puissent réserver les créneaux disponibles

Lorsqu'un créneau se libère, vous devez généralement définir un délai qui donne aux clients sur la liste d'attente l'opportunité de prendre le rendez-vous. Une fois ce délai écoulé, le créneau devient disponible pour le public. Il est recommandé de choisir un délai limité (pas plus d'une heure) pour créer un sentiment d'urgence et s'assurer que le créneau soit réservé au plus vite.

Vérifiez souvent votre liste d'attente

Vérifiez votre liste d’attente tout au long de la journée pour voir combien de personnes sont sur la liste et quels services elles souhaitent réserver. Dans certains cas, vous pouvez ajuster vos activités en fonction des personnes sur la liste.
Par exemple, si un client attend un rendez-vous de manucure avec un prothésiste ongulaire en particulier, et qu'il se trouve que vous avez un autre membre de l'équipe qui pourrait réaliser le service, vous pouvez appeler le client en liste d'attente et lui demander s'il serait intéressé à réserver avec un autre prothésiste ongulaire pour être accommodé à l'heure souhaitée.

Ne tardez pas à mettre en place une liste d'attente ! Une liste d'attente est un outil incroyablement utile pour les salons, donc si vous ne l'avez pas encore fait, mettez-en une en place dès maintenant. Vos clients vous en remercieront !